Reserva automática de citas online. La cita que nadie
confirma, se queda vacía.

No. La reserva automática de citas sincroniza tu calendario con tus canales de contacto y evita huecos duplicados o vacíos, pero no decide si el cliente encaja con tu negocio ni resuelve dudas de producto o precio. Esa parte la cubre el asistente comercial con IA o el chatbot, que sí pueden cualificar antes de ofrecer el hueco. Los dos sistemas se conectan entre sí cuando hace falta, pero son piezas distintas del mismo sistema de automatización.

La sincronización con tu calendario real es precisamente lo que evita ese fallo: en cuanto un hueco se reserva, se bloquea al instante en el mismo calendario que consultan todos los canales, así que no puede ofrecerse dos veces. El riesgo aparece cuando alguien sigue anotando citas a mano en paralelo, fuera del sistema; por eso, en el montaje, dejamos un único calendario como fuente de verdad para todo el equipo.

Entre 1 y 2 semanas para un calendario y un tipo de cita, incluyendo la conexión, las reglas de disponibilidad y los recordatorios. Si hay varios tipos de cita, varias personas atendiendo o una migración desde una agenda en papel, lo habitual es de 3 a 4 semanas. El primer mes en marcha sirve para comprobar que los recordatorios llegan a tiempo y ajustar cuántas horas antes conviene enviarlos.

Si el calendario de origen falla, el sistema deja de ofrecer huecos nuevos en lugar de arriesgarse a duplicar una cita: prefiere quedarse corto a fallar por exceso. En el montaje se configura un aviso para tu equipo si la sincronización se interrumpe, para que se pueda seguir agendando a mano mientras se resuelve. No es un escenario habitual, pero está previsto desde el principio.

El nombre, el teléfono y el motivo de la cita quedan en tu calendario y en tu CRM, con tus propios accesos. Configuramos el aviso de tratamiento en el formulario de reserva y en el primer mensaje de WhatsApp, la base legal de los recordatorios y el borrado de datos a petición, tal como exige el RGPD. Phoenix Hub Solutions opera desde Malta, dentro de la Unión Europea, con el mismo marco normativo que se aplica a tu negocio.

Necesitas un calendario digital en uso —Google Calendar, Outlook o similar— y tener claro cuánto dura cada tipo de cita y quién la atiende. Si hoy llevas la agenda en papel, se puede montar igualmente, pero el primer paso es pasar esa información a un calendario digital. La primera sesión de trabajo dura entre 30 y 45 minutos y sirve para definir tus reglas de disponibilidad.