Automatización con IA y CRM. El lead que espera
una hora ya no es tuyo.

Se automatiza todo lo que ocurre entre que alguien escribe y el momento en que hay una conversación que merece a un comercial: la primera respuesta, las preguntas de cualificación, la propuesta de horarios, los recordatorios de la cita y el aviso al equipo. Lo que no se automatiza es la conversación de venta, la negociación y cualquier caso que se salga del guion previsto: ahí el sistema pasa el contacto a una persona con todo el historial. En un montaje típico eso significa que entre el 60 % y el 80 % de los mensajes entrantes se resuelven sin intervención, y el resto llega al equipo ya ordenado.

Sirve el que ya tienes, siempre que tenga API o integración estándar, que es el caso de la mayoría de los CRM comerciales. Cambiar de herramienta es la parte más cara y más lenta de cualquier automatización, así que solo lo recomendamos cuando el CRM actual no permite conectar canales o cuando el equipo directamente no lo usa. Si no tienes ninguno, lo montamos como parte del proyecto. La decisión se toma en la fase de mapa, con el proceso ya dibujado y no antes.

Puede hacerlo si se monta mal, y por eso no se monta así. El asistente trabaja acotado a la información de tu negocio —servicios, precios si los publicas, condiciones, horarios y preguntas frecuentes— y cuando la pregunta se sale de ahí no improvisa: deriva la conversación a una persona. Antes de conectarlo a contactos reales se prueba con un banco de preguntas del propio sector y se revisan las respuestas una a una. El objetivo no es que parezca humano, es que no diga nada que tu equipo no firmaría.

Un montaje estándar —un CRM, un canal principal y las tres automatizaciones básicas: respuesta inmediata, cualificación y recordatorios— suele estar operativo entre 2 y 4 semanas desde el mapa del proceso. Cuando hay varios canales, varios equipos o una migración de datos de por medio, lo normal es de 6 a 8 semanas. A esto hay que sumar el primer mes de funcionamiento: la fase de ajuste no es opcional, porque los mensajes que funcionan en el papel casi nunca son los que funcionan en la conversación real.

Sí, usando la API oficial de WhatsApp Business, que es la única vía admitida para enviar mensajes automatizados. Las herramientas que automatizan WhatsApp simulando un móvil violan las condiciones de uso y acaban con el número bloqueado, normalmente en el peor momento. Con la API oficial hay que registrar el número, verificar la empresa y usar plantillas aprobadas para los mensajes que abren conversación; las respuestas dentro de las 24 horas siguientes a un mensaje del cliente son libres. Todo eso lo tramitamos nosotros como parte del montaje.

Los datos siguen siendo tuyos y viven en tu CRM, con tus accesos: nosotros trabajamos sobre tu cuenta, no sobre una nuestra. En el montaje dejamos configurados los puntos que la normativa exige y que casi siempre faltan: el aviso de tratamiento en los formularios y en el primer mensaje del chat, la base legal de cada comunicación, el borrado de contactos a petición y el registro de consentimiento para los envíos comerciales. Phoenix Hub Solutions opera desde Malta, dentro de la UE, con el mismo marco normativo que se te aplica a ti.